PROPOSAL ODOO WAREHOUSE
A.Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Bila Tidak Menggunakan ERP/Odoo
Sistem ERP bertujuan untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi / divisi yang ada di perusahaan secara keseluruhan. ERP merupakan software yang mengintegrasikan database perusahaan, yang bertujuan untuk :
1.Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis.
2.Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui ERP
3.Menghasilkan informasi yang realtime
4.Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Manfaatyang didapat dengan menerapkan sistem informasi ERP yaitu :
1.Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.
2.ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
3.ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.
4.Supply chainmanagement dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.
5.Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat data valid yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data.
6.Informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time.
7.Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user interface yang cenderung sama sehingga pengguna lebih mudah menggunakannya.
8.Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses bisnis lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan.
9.Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masing-masing fungsional telah terintegrasi.
Selain memberikan manfaat, ERP juga memiliki kelemahan yang menjadikan beberapa perusahaan belum menerapkan ERP. Kelemahan dari penggunaan ERP, yaitu :
1.Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2.Biaya implementasi ERP yang relatif mahal
3.Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4.Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
5.Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
6.Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
7.ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
8.Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
9.Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
10.Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
11.Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
B.Feature Modul Warehouse di Odoo 10.0
Modul inventory di Odoo 10.0 terdiri dari beberapa menu utama, yaitu :
Operations, berisi submenu All Transfers. Kita bisa melihat Stock Operations yang berguna untuk mengetahui pergerakan produk masuk dan keluar, bahkan bisa mengetahui status produk. Apakah produk tersebut masih dalam proses atau sudah selesai diproses.
Inventory Control,berisi submenu Products yang digunakan untuk create product yaitu untuk menampilkan deskripsi produk hingga harganya. Submenu lainnya ada Reordering Rules berisi produk yang telah mencapai stock minimum di gudang. Jadi kita bisa langsung mengajukan PO (Purchase Order) untuk memenuhi stock. Ini sangat membantu untuk menghindari stock out. Ada juga sub menu Inventory Adjustment yang berfungsi untuk validasi data stock di gudang secara real dengan inventory report yang ada. Ada juga sub menu Scrap yang berguna untuk mendata produk cacat yang ada sehingga bisa di data langsung di inventory report.
Schedulersberisi sub menu Run Schedulers berguna untuk melakukan procurement.
Reportsberisi sub menu Inventory Valuation yang berfungsi untuk melihat laporan inventory. Disini kita bisa melihat ada produk apa saja di gudang, jumlahnya, serta total inventory value. Tersedia juga sub menu Stock Moves untuk melihat laporan arus produk. Terdapat sub menu Procurement Exception yang secara otomatis memberi warning bahwa stock mencapai minimum limit dan diperlukan pemesanan kembali.
Configurationmemiliki sub menu Warehouse Management dan Product yang berfungsi mengklasifikasikan kategori produk.
C.Analisa Perbandingan dengan Aplikasi Sejenis
Odoo
Modul Warehouse Management di Odoo sangat mudah, fleksibel dan lengkap dengan menggunakan konsep double- entry. Sistem ini akan menggambarkan secara jelas setiap perubahan atau perpindahaan stock, tidak ada yang hilang semua tercatat dan terkontrol. Jadi di Odoo tidak ada yang namanya stock yang tidak tercatat, terkonsumsi atau hilang yang ada adalah perpindahaan dari satu gudang ke gudang lainnya.
Dengan sistem double-entry pada sistem inventory management, menyebabkan Odoo dapat mengelola kebutuhan perusahaan yang kompleks dengan cara yang sangat mudah; menelusuri stock dari suplier atau ke pelanggan, semuanya tertelusuri mulai dari nomorbatch, expired date dan no lot produksi bahkan sampai ke serial number.
Odoo menyediakan fitur untuk pengelolaan multi-warehouse seperti segala gudang untuk kepeluan internal perusahaan, gudang pihak ke 3, gudang pelanggan atau suplier dan gudang untuk manufaktur.
Pada sesi pembahasan modul warehouse management ini akan diajarkan seluruh kebutuhan pengelolaan stock:
a. Mendefinisikan struktur gudang dan men-setup tempat-tempatnya
b. Mengelola perpindahan stock dan level stock yang dikehendaki
c. Membuat packing order yang dibuat oleh sistem
d. Menghitung nilai stock secara teroritis dan otomatis
Excel
Aplikasi Microsoft Excel mempermudah input informasi yang terkandung pada setiap aset, mulai dari nama, deskripsi, jenis, tipe, kategori barang, jumlah dan informasi finansial terkait informasi pembelian dan lain lain, maka menggunakan aplikasi Microsoft Excel dirasa tepat karena Excel mengakomodir tampilan data dalam bentuk kolom dan baris serta formula jika ingin ditambahkan.
Jika data yang anda miliki adalah data fixed asset dan anda menggunakan aplikasi spreadsheet sepertiExcelsebagai pencatatan dan tracking aset di lapangan yang informasinya selalu berubah-ubah, penggunaan excel memiliki banyak kelemahan.Kelemahannya yaitu :
1.Manual Entry
2.Beresiko salah input dan data hilang
3.Tidak ada history terhadap perubahan data atau data log
4.Tidak ada notifikasi, jadi memicu terjadinya stock out
Sulit digunakan secara bersamaan karena tidak terintegrasi ke server